Gestión de Proyectos

ASPECTO GENERALES DE UN PROYECTO

En nuestra vida laboral y personal necesitamos crear un proyecto, para así lograr de forma organizada los objetivos y metas que queremos conseguir en cuya actividad a realizar, por lo tanto primero debemos conocer qué es un proyecto.
Un proyecto es un conjunto de actividades a realizar basado en un modelo, diseñado por quienes toman la iniciativa de realizarlo de acuerdo a los recursos humanos, financieros y técnicos en una determinada área; con la finalidad de lograr los objetivos planteados, además de reducir al máximo situaciones improvistas
Para la elaboración de un proyecto se deben seguir los siguientes ítems:
OBJETIVIDAD: Definir las acciones a realizar con la posibilidad de ser flexibles en la toma de decisiones sobre el proyecto planteado.
CLARIDAD: Todo proyecto debe ser claro en las actividades que se quieren lograr, de igual manera de las motivaciones y las aspiraciones de los grupos involucrados, así como en el tiempo y el espacio en el que se va a desarrollar.
PRINCIPIO DE REALIDAD: Un proyecto debe estar sujeto a la realidad, por lo tanto sus objetivos y metas se deben planear sobre bases reales y coherentes.
FLEXIBILDAD: En la elaboración de un proyecto éste debe estar diseñado para adaptarse a nuevos cambios o reajustes requeridos al momento de ejecución del plan.
Para que se puedan desarrollar correctamente todos estos elementos importantes, el proyecto debe pasar por los siguientes ciclos:
PREINVERSIÓN: Consiste en el estudio que se debe hacer antes de cualquier toma de decisión, sobre los recursos obtenidos para cumplir los objetivos propuestos en el proyecto. Los procesos de la preinversión son: Identificación, Selección y Formulación.
En el momento de la formulación de un proyecto, este se divide en varias etapas:
Etapa de Idea: Esta etapa tiene por objetivo detallar opciones para atender una necesidad, una carencia, un problema o aprovechar una oportunidad, teniendo en cuenta los recursos obtenidos.

En esta etapa se puede seguir algunos pasos para la generación de ideas de proyectos, como lo es elaborar un buen diagnostico de las necesidades satisfechas o parcialmente satisfechas o en el caso de las insatisfechas, la disponibilidad de recursos naturales, políticas gubernamentales, la disponibilidad de servicios y vías de comunicación. Además de la implementación de la innovación y creatividad en nuevas ideas.
Etapa de Perfil: Aquí encontramos un análisis integro sobre la necesidad u oportunidad a partir de la información, obtenida principalmente de fuentes secundarias. En esta etapa se deben preparar soluciones ante cualquier dificultad, definir objetivos, determinar la viabilidad del producto en el mercado, determinar en qué áreas se debe profundizar el estudio, con el propósito de aclarar aquellos aspectos que están confusos o tener mayor seguridad es su estimación. Además se definen aspectos como:

• PREFACTIBILIDAD: Tiene como objeto, definir con claridad las características del mercado, técnicos, financieros, institucionales, administrativos y ambientales que de algún modo afecte directamente ó indirectamente al proyecto.
• FACTIBILDAD: Busca reducir al máximo la incertidumbre asociada con la realización del proyecto, para así lograr la plena seguridad de su viablidad durante su elaboración.
• DISEÑO DE INVERSIÓN: Se define con claridad cuál será el ente administrativo y gerencial que asumirá la responsabilidad de su ejecución y selección de los servicios de ingeniería requeridos.
  
  INVERSIÓN O EJECUCIÓN O IMPLEMENTACIÓN: Este ciclo inicia desde el momento en que se toma la decisión de iniciar el proyecto y termina cuando finaliza el proceso de ejecución, por lo tanto la empresa o negocio queda lista para iniciar operaciones. En esta etapa se escoge los recursos humanos, financieros y físicos para asegurar la utilización de materiales adecuados para alcanzar las metas establecidas en el proyecto.
  COSTRUCCIÓN: Hace parte de la fase de ejecución, en este ciclo se adquieren los recursos físicos como lo son; muebles e inmuebles, adecuación del ambiente a trabajar y compra de maquinaria para iniciar las operaciones, claro está que todo estos recursos depende del tipo de proyecto que se va a realizar.
  OPERACIÓN: En este ciclo encontramos dos etapas, de producción y comercialización, además encontramos que los recursos humanos y técnicos, el cual constituye el objeto social de la empresa y se realizan de forma permanente las actividades de aprovisionamiento de materias primas e insumos, como la utilización de mano de obra, la comercialización y actividades de tipo administrativo. Este ciclo representa la Planeación, Acción y control dentro del proyecto.
  EVALUACIÓN EX – POST: En este ciclo se analizan los resultados de cada etapa del proyecto a partir de indicadores de costos, cumplimiento y eficiencia.
  LIQUIDACIÓN: Aquí evaluamos las etapas de duración del proyecto, por lo consiguiente sabremos si los objetivos planeados se han cumplido.
  Hoy día encontramos diferentes tipos de proyectos dependiendo de los beneficios que aportaran y los servicios que se prestaran el proyecto, estos pueden ser: Proyectos Productivos, Proyectos de Infraestructura, Proyectos Sociales y Proyectos al interior de la empresa.

DIAGNOSTICO: El diagnóstico es el proceso por el cual se mide, determina, evalúa y caracteriza particularidades de una necesidad u oportunidad que se presenta y que debe ser satisfecha mediante el mejoramiento de las condiciones actuales de una organización. Formulando un diagnostico se identifican las causas que generan el hecho y sus efectos, partiendo del análisis, aclarar estrategias de intervención de acuerdo con las necesidades o potencialidades de cada empresa.
Un diagnostico tiene como objetivo dos propósitos principales:
DESCRIPCIÓN: Caracterización de la necesidad u oportunidad, su incidencia y afectación sobre la población objetivo.
EXPLICACIÓN: Estructuración causal de las variables o situaciones que determinan la necesidad o problema. Ésta permite establecer la magnitud y dimensión de la solución para alcanzar una situación deseable.
Sí un diagnostico arroja como resultado un problema o necesidad, se deberán describir las situaciones de deficiencia, escasez, suministro inadecuado o baja calidad del bien o servicio, que afecta a una población determinada, para qué después sean analizadas y se efectué una solución del problema.
Habitualmente los problemas se consideran negativos y las oportunidades factores positivos, que suelen estar impulsados por fuerzas externas. Uno de los ejemplos más sobresalientes de oportunidades se encuentran en las áreas de desarrollo o mejora de producto, porque constituyen la respuesta a una necesidad detectada en el mercado.

OBJETIVOS: Los objetivos son los fines o propósitos hacia los cuales se deben dirigir los esfuerzos de un grupo humano. Su principal finalidad es obtener rentabilidad. La importancia de un objetico radica en que éstos son tomados como guías en el desarrollo de las actividades que se van realizando durante la etapa de estudio, puesta en marcha y en operación de un proyecto.
Los objetivos se clasifican en:
Generales: Son aquellos que integran la totalidad de la idea y la realización de un proyecto.
Específicos: Estos se desprenden de los generales, lo cual debe existir uno por cada aspecto relevante para desarrollar el objetivo general.
Los objetivos deben ser claros, Flexibles, Medibles o Mesurables, deben ser Reales a las metas que quieren obtener, deben ser coherentes y por último deben ser Motivadores para la elaboración del Proyecto.
En la elaboración de los objetivos, en él va ligado la necesidad de Justificar la realización del Proyecto. Su definición se debe basar en el interrogante ¿Por qué se requiere su realización?, lo cual deben estar basados en argumentos claros, cuantitativos y cualitativos.
RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN: En un Proyecto recolectar información y analizarla, es importante para definir las soluciones a un problema o en la toma de decisiones. Las diferentes Técnicas para la recolección de la información encontramos las entrevistas, encuestas, observaciones de los registros y por último el experimento.
Dentro de la recolección de información encontramos Datos Primarios, estos son los que el investigador obtiene directamente de la realidad, recolectándolos con sus propios instrumentos; Los Datos Secundarios son los registros escritos que procedan también de un contacto con la práctica, pero que ya han sido elegidos y procesados por otros investigadores.
Es importante tener en claro, qué los datos primarios y secundarios no son dos clases diferentes de información, todo lo contario es una misma secuencia en el momento de la recolección de la información, además de debe tener en claro que datos se necesitan, cuáles serán las fuentes de información a utilizar, dependiendo de éstas se planean los instrumentos o acciones que deben implementarse para su obtención..

DOCUMENTOS LEGALES

Los certificados a que tiene derecho las empresas como afiliadas a la Cámara de Comercio son los de Matrícula Mercantil, Existencia y Representación Legal, y Libros de Comercio. Estos documentos son de suma importancia para la legalización de muchas empresas.

· Matricula Mercantil: La Matrícula Mercantil es un medio de identificación del comerciante y de su establecimiento de comercio, así como medio de prueba de existencia de uno y de otro. Por disposición legal, los comerciantes, sean personas naturales o jurídicas, están obligadas a matricularse en el Registro Mercantil que lleva la Cámara de Comercio y matricular allí mismo su empresa o negocio. La matrícula se debe renovar anualmente, dentro de los tres primeros meses del año. En caso de no ejercer actividad comercial alguna, debe cancelar su Matrícula Mercantil.
· Existencia y Representación Legal: Cuando los proponentes fueren personas jurídicas de derecho privado, deberán acreditar su existencia y representación legal, mediante certificación de la cámara de comercio de la localidad respectiva, este documento permite acreditar las inscripciones efectuadas en el registro mercantil respecto de una sociedad comercial.
· Libros de Comercio: Según el Artículo 49 del Código de Comercio, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos, algunos libros que se registran en la Cámara de Comercio son; Actas de Asamblea de accionistas, Junta de Socios y Juntas Directivas, De registro de acciones, además los libros de contabilidad como lo son; Libro diario, libro mayor y de balances

RUT: El Registro Único Tributario, Es la base de datos que de los contribuyentes lleva la Administración Tributaria a nivel nacional, la cual comprende la información básica de los mismos, con fines estadísticos y de control.

¿PARA QUÉ SIRVE EL RUT?
El RUT le permite a la DIAN contar con información veraz, actualizada, clasificada y confiable de todos los sujetos obligados a inscribirse en el mismo, para desarrollar una gestión efectiva en materia de recaudo, control y servicio que a su vez facilite el cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias así como la simplificación de trámites y reducción de costos.

¿QUIÉNES ESTÁN OBLIGADOS A INSCRIBIRSE EN EL RUT?
- Las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta,- Las personas y entidades no contribuyentes, declarantes de ingresos y patrimonio,-.Los responsables del impuesto sobre las ventas pertenecientes a los regímenes común o simplificado.- Los agentes retenedores,- Los importadores y exportadores,- Las demás personas naturales o jurídicas que participen en las operaciones de importación, exportación y tránsito aduanero,- Los profesionales en compra y venta de divisas, y-. Las personas o entidades no responsables del impuesto sobre las ventas, que requieran la expedición de NIT, cuando por disposiciones especiales estén obligadas a expedir factura.

¿QUÉ VIGENCIA TIENE LA INSCRIPCIÓN EN EL RUT?
La inscripción en el RUT tendrá vigencia indefinida y en consecuencia no se exigirá su renovación, salvo que se presenten situaciones que exijan su actualización.

NIT: (Número de Identificación Tributaria) Con el RUT a cada contribuyente se le asigna un NIT, es la expresión numérica eminentemente tributaria o fiscal que identifica ante impuestos nacionales, así como ante otras entidades públicas y privadas a los contribuyentes y declarantes.Una vez que la empresa (de persona natural o jurídica) consigue que la DIAN le asigne su Número de Identificación Tributaria (NIT), es muy común ver que el único uso que le dan es el de incluirlo en las facturas de venta. Por lo tanto en todo tipo de correspondencia (interna o externa) que emita la empresa debe darse publicidad al NIT. También en los contratos comerciales que suscriba; en sus comprobantes de egreso, remisiones, órdenes de compra, recibos de caja, notas de contabilidad, libros oficiales y cualquier otro documento expedido o elaborado por la empresa y que se relacione con las operaciones llevadas a cabo por la misma.

REGISTRO MERCANTIL: Es una instancia legal que deben efectuar todas las personas naturales, sociedades comerciales y civiles, empresas unipersonales, establecimientos de comercio, sucursales o agencias, sucursales de sociedades extranjeras y empresas asociativas de trabajo, que ejerzan actividades comerciales.

¿QUÉ COMPRENDE EL REGISTRO?
La matrícula de los comerciantes, sociedades civiles establecimientos de comercio.
La inscripción de los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley ha exigido esta formalidad.

¿QUÉ PERMITE?
Acredita públicamente la calidad del comerciante
Confiere identidad comercial y la protege
Otorga exclusividad de la razón social
Da publicidad a los actos inscritos para conocimiento de terceros
Permite el intercambio de información con potenciales clientes que realicen actividades comerciales y económicas similares

CERTIFICADO DE CALIDAD: La certificación es el resultado de un proceso por el que los evaluadores o auditores de la entidad de certificación, examinan la conformidad del producto o sistema de gestión de acuerdo a los requisitos de la norma. Si es conforme emitirán un documento público, el certificado, que da fé del resultado del examen.
Los certificados de calidad, siempre deben contener, además del período de validez, la siguiente información:

• El alcance del certificado: a qué tipo de productos o servicios se aplica.
• La norma de referencia que se ha utilizado como elemento de examen. En este punto aparecen definidas las características del producto o del servicio que ampara el certificado.
• La entidad u Organismo de certificación que ha emitido el certificado, después del examen de sus auditores y expertos.

CERTIFICADO DE CALIDAD COMO UN BENEFICIO: El certificado supone una información adicional sobre el producto o servicio que ayuda al consumidor a tomar la decisión de compra, es decir a realizar la elección entre los productos y servicios de características similares que le ofrece el mercado.
Adicionalmente le proporciona una confianza en el producto o servicio que no se la asegura el resto de los competidores sin certificar.
Finalmente le garantiza la existencia de unos canales de comunicación con el fabricante o proveedor, desde encuestas de satisfacción, servicios de atención al cliente, procedimientos de reclamación y de participación que probablemente no encuentren en el resto de los competidores.

CÓDIGO DE BARRAS: El código de barras es un código basado en la representación mediante un conjunto de líneas paralelas verticales de distinto grosor y espaciado que en su conjunto contienen una determinada información. De este modo, el código de barras permite reconocer rápidamente un artículo en un punto de la cadena logística y así poder realizar inventario o consultar sus características asociadas. Actualmente, el código de barras está implantado masivamente de forma global.

La correspondencia o mapeo entre la información y el código que la representa se denomina simbología. Estas simbologías pueden ser clasificadas en dos grupos atendiendo a dos criterios diferentes:

• Continua o discreta: los caracteres en las simbologías continuas comienzan con un espacio y en el siguiente comienzan con una barra (o viceversa). Sin embargo, en los caracteres en las simbologías discretas, éstos comienzan y terminan con barras y el espacio entre caracteres es ignorado, ya que no es lo suficientemente ancho.
• Bidimensional o multidimensional: Las barras en las simbologías bidimensionales pueden ser anchas o estrechas.

El aporte de la implementación de códigos de barras para todos los socios comerciales consiste en la reducción de costos, ahorrando tiempo e incrementando la exactitud y eficiencia de los procesos en cada momento del ciclo de productos y servicios.

Ventajas de los Códigos de Barras: El código de barras ha sido creado para identificar objetos y facilitar el ingreso de información, eliminando la posibilidad de error en la captura.
Algunas de sus ventajas de código de barras sobre otros procedimientos de coleccion de datos son:

• Se imprime a bajos costos.
• Permite porcentajes muy bajos de error .
• Rapidez en la captura de datos.
• Los equipos de lectura e impresión de código de barras son flexibles y fáciles de conectar e instalar.

EL PORTAFOLIO

En cualquier tipo de empresa el diseño de un buen portafolio es muy importante, por medio de este instrumento la organización se puede dar a conocer ante los clientes, allí debe informar sobre su identidad corporativa, su razón social, que tipo de productos ó servicio ofrece en el mercado, además el portafolio debe estar diseñado de una forma clara y concisa, para qué la imagen y el mensaje que quiere proyectar la empresa quede clara ante los clientes.

Dentro del portafolio existen tres elementos importantes sobre lo que debe informar un buen portafolio como lo son: La empresa, El producto y el precio.

LA EMPRESA
Hoy día el mundo de los negocios se ha convertido en un tema vital para todo tipo de género, llevando así a cada empresa ha estar constantemente en evolución para lograr asimismo una imagen de calidad y responsabilidad, pero todo esto se obtiene estableciendo con claridad sus objetivos a lograr en el mercado, además de definir cuál será su misión y que objetivos quiere alcanzar a largo plazo; sin dejar por fuera claro esta su planificación global, que actividad va a desarrollar en el mercado para lograr justamente incursionar en el mercado.

De igual manera toda empresa para tener éxito deberá realizar un estudio de su entorno en el mercado, que necesidades tienen sus futuros clientes, sus preferencias en el mercado, según su producto que tanta demanda podrá tener frente a los consumidores, además conocer la oferta le permitirá a la empresa conocer el grado de competitividad de ese mercado. De igual manera toda empresa está sujeta a estar en un ambiente acorde a su actividad mercantil, por ende es recomendable poseer de unas instalaciones llamativas donde el cliente este conforme con sus necesidades, además la empresa debe estar en una zona con buena visibilidad y este en constante comunicación con los proveedores y los consumidores para adquirir así mayor movilidad en el mercado ya sea nacional o internacional.

Finalmente en toda empresa si no existen clientes no existe empresa, por lo tanto la entidad lucrativa deberá crear una estrategia de calidad y servicio, esto le será de gran utilidad para que los clientes adquieran sus productos y se sostengan en el mercado, sin dejar por fuera claro esta tener en claro su misión, visión y sus objetivos organizacionales, es de gran importancia para una empresa poseer de una buena estructuración interna y definiendo con claridad el orden jerárquico de las persona que la dirigen.

PRODUCTO
El producto es la razón por el cual existe la empresa, es la parte fundamental de toda organización por que de este proviene la totalidad de sus ingresos. Si una empresa aparte de calidad ofrece beneficios a sus clientes en sus productos, estará generando un grado de confianza en los consumidores frente a los productos que la empresa les ofrece en el mercado. Las características del producto comprenden el aspecto externo como su forma tamaño, peso y el aspecto interno como su corte color entre otras, se puede decir que los productos se clasifican según su durabilidad o tangibilidad en bienes duraderos, bienes no duraderos y en bienes de consumo. También se pueden clasificar en bienes de consumo; estos son los que compran los clientes definitivos para su propio consumo y los bienes industriales son los que adquieren las empresas para transformarlos en productos terminados.

Para una empresa es recomendable hacer constantemente un seguimiento sobre el producto, analizar en qué posición esta frente a la competencia además de tener en claro en qué punto del ciclo de vida se encuentra, así estará a tiempo en implementar una estrategia que le ayude a superar ó sostenerse, según el caso en el que se encuentre su producto.
El buen diseño del empaque dependa que el producto sea aceptable ante los consumidores, por ende este elemento cumple con algunas funciones importantes como el cubrimiento de su contenido, su información nutricional, entre otras. Un empaque puede ser cambiado por varios motivos como: modificación ó mejoramiento del producto, sustituciones de los materiales, presión de la competencia, cambios de legislación y necesidad de aumentar el reconocimiento de marca. La etiqueta también forma parte de este grupo, este importante instrumento informa y promociona el producto, indicando a los consumidores sobre los beneficios y usos del producto.

PRECIO
El precio se define como un valor monetario que se fija a cualquier bien o servicio, lo cual el precio es una variable controlable que se diferencia de los otros elementos de la mezcla de mercadeo (producto, plaza y promoción), por que este genera ingresos lo contrario de los otros elementos que crean costos. Para la fijación de precios se debe tener en cuenta factores como: Los precios de competencia, precios de productos sustitutos ó complementarios, los acuerdos regionales, política de precios del comprador, entre otras.

Para la fijación de precios existen factores internos y externos, dentro de los factores internos encontramos los objetivos de Mercadotecnia y Estrategias de la Mezcla de Mercadeo, como externos podemos apreciar el mercado y la demanda, lo cual se debe considerar a qué tipo de competencia se está enfrentando como lo son: La competencia pura, la competencia monopólica, la competencia oligopólica y el monopolio puro. Además de estos mecanismos para la fijación de precios, se debe tener en cuenta la opinión de los consumidores sobre el precio, que tanta percepción tiene el cliente sobre el precio y la calidad del producto.

Encontramos también los enfoques generales sobre la fijación de precios como:

• La fijación de precios basada en el costo: Esta a su vez se divide en fijación de precios de costo más margen que consiste en sumar un sobreprecio estándar al costo del producto, y en fijación de precios por utilidad meta que consiste en fijar el precio de acuerdo a un objetivo establecido.
• Fijación de precios basada en el valor: Se fija el precio de acuerdo a la precepción de los clientes sobre el producto.
• Fijación de precios de tasa vigente: En este caso se fija el precio según los valores actuales de la competencia.
• Fijación de precios por licitación sellada: se utiliza cuando las empresas están participando en licitaciones por contratos y basan sus precios de acuerdo a los valores que creen establecerán sus competidores.

También existen estrategias de precios cuando la empresa va a introducir un nuevo producto al mercado, estrategias como:

• La estrategia de primera: introducir un producto de alta calidad a un precio alto.
• La estrategia del buen valor: introducir un producto de alta calidad a un precio accesible.
• La estrategia de cargo excesivo: productos con una calidad que justifica su precio.
• La estrategia de economía: productos de calidad media a precios accesibles.
  En cuanto a la mezcla de productos las estrategias pueden ser:
• Fijar precios por líneas de productos: Consiste en fijar los incrementos entre los productos según los costos de cada uno.
• Fijación de precios de producto opcional: Se decide cuales artículos serán parte del producto principal y cuales serán opcionales.
• Fijación de precios de producto cautivo: Consiste en poner un precio relativamente bajo o accesible al producto principal y poner un sobreprecio al producto fundamental para su funcionamiento.
• Fijación de precios de subproductos: Consiste en vender los subproductos a un precio que permita por lo menos cubrir los costos de su almacenaje y por así bajar el costo del producto principal.

Finalmente podemos decir qué un portafolio de productos ó servicios es importante qué este diseñado con claridad, de esta forma los clientes tendrán una buena percepción de la empresa, además de una buena presentación depende de las ventas y de que tanto pueda incursionar los productos en el mercado, por último el portafolio debe estar acorde al tipo de productos o servicios que ofrezca la organización.