Gestión de Proyectos

ASPECTO GENERALES DE UN PROYECTO

En nuestra vida laboral y personal necesitamos crear un proyecto, para así lograr de forma organizada los objetivos y metas que queremos conseguir en cuya actividad a realizar, por lo tanto primero debemos conocer qué es un proyecto.
Un proyecto es un conjunto de actividades a realizar basado en un modelo, diseñado por quienes toman la iniciativa de realizarlo de acuerdo a los recursos humanos, financieros y técnicos en una determinada área; con la finalidad de lograr los objetivos planteados, además de reducir al máximo situaciones improvistas
Para la elaboración de un proyecto se deben seguir los siguientes ítems:
OBJETIVIDAD: Definir las acciones a realizar con la posibilidad de ser flexibles en la toma de decisiones sobre el proyecto planteado.
CLARIDAD: Todo proyecto debe ser claro en las actividades que se quieren lograr, de igual manera de las motivaciones y las aspiraciones de los grupos involucrados, así como en el tiempo y el espacio en el que se va a desarrollar.
PRINCIPIO DE REALIDAD: Un proyecto debe estar sujeto a la realidad, por lo tanto sus objetivos y metas se deben planear sobre bases reales y coherentes.
FLEXIBILDAD: En la elaboración de un proyecto éste debe estar diseñado para adaptarse a nuevos cambios o reajustes requeridos al momento de ejecución del plan.
Para que se puedan desarrollar correctamente todos estos elementos importantes, el proyecto debe pasar por los siguientes ciclos:
PREINVERSIÓN: Consiste en el estudio que se debe hacer antes de cualquier toma de decisión, sobre los recursos obtenidos para cumplir los objetivos propuestos en el proyecto. Los procesos de la preinversión son: Identificación, Selección y Formulación.
En el momento de la formulación de un proyecto, este se divide en varias etapas:
Etapa de Idea: Esta etapa tiene por objetivo detallar opciones para atender una necesidad, una carencia, un problema o aprovechar una oportunidad, teniendo en cuenta los recursos obtenidos.

En esta etapa se puede seguir algunos pasos para la generación de ideas de proyectos, como lo es elaborar un buen diagnostico de las necesidades satisfechas o parcialmente satisfechas o en el caso de las insatisfechas, la disponibilidad de recursos naturales, políticas gubernamentales, la disponibilidad de servicios y vías de comunicación. Además de la implementación de la innovación y creatividad en nuevas ideas.
Etapa de Perfil: Aquí encontramos un análisis integro sobre la necesidad u oportunidad a partir de la información, obtenida principalmente de fuentes secundarias. En esta etapa se deben preparar soluciones ante cualquier dificultad, definir objetivos, determinar la viabilidad del producto en el mercado, determinar en qué áreas se debe profundizar el estudio, con el propósito de aclarar aquellos aspectos que están confusos o tener mayor seguridad es su estimación. Además se definen aspectos como:

• PREFACTIBILIDAD: Tiene como objeto, definir con claridad las características del mercado, técnicos, financieros, institucionales, administrativos y ambientales que de algún modo afecte directamente ó indirectamente al proyecto.
• FACTIBILDAD: Busca reducir al máximo la incertidumbre asociada con la realización del proyecto, para así lograr la plena seguridad de su viablidad durante su elaboración.
• DISEÑO DE INVERSIÓN: Se define con claridad cuál será el ente administrativo y gerencial que asumirá la responsabilidad de su ejecución y selección de los servicios de ingeniería requeridos.
  
  INVERSIÓN O EJECUCIÓN O IMPLEMENTACIÓN: Este ciclo inicia desde el momento en que se toma la decisión de iniciar el proyecto y termina cuando finaliza el proceso de ejecución, por lo tanto la empresa o negocio queda lista para iniciar operaciones. En esta etapa se escoge los recursos humanos, financieros y físicos para asegurar la utilización de materiales adecuados para alcanzar las metas establecidas en el proyecto.
  COSTRUCCIÓN: Hace parte de la fase de ejecución, en este ciclo se adquieren los recursos físicos como lo son; muebles e inmuebles, adecuación del ambiente a trabajar y compra de maquinaria para iniciar las operaciones, claro está que todo estos recursos depende del tipo de proyecto que se va a realizar.
  OPERACIÓN: En este ciclo encontramos dos etapas, de producción y comercialización, además encontramos que los recursos humanos y técnicos, el cual constituye el objeto social de la empresa y se realizan de forma permanente las actividades de aprovisionamiento de materias primas e insumos, como la utilización de mano de obra, la comercialización y actividades de tipo administrativo. Este ciclo representa la Planeación, Acción y control dentro del proyecto.
  EVALUACIÓN EX – POST: En este ciclo se analizan los resultados de cada etapa del proyecto a partir de indicadores de costos, cumplimiento y eficiencia.
  LIQUIDACIÓN: Aquí evaluamos las etapas de duración del proyecto, por lo consiguiente sabremos si los objetivos planeados se han cumplido.
  Hoy día encontramos diferentes tipos de proyectos dependiendo de los beneficios que aportaran y los servicios que se prestaran el proyecto, estos pueden ser: Proyectos Productivos, Proyectos de Infraestructura, Proyectos Sociales y Proyectos al interior de la empresa.

DIAGNOSTICO: El diagnóstico es el proceso por el cual se mide, determina, evalúa y caracteriza particularidades de una necesidad u oportunidad que se presenta y que debe ser satisfecha mediante el mejoramiento de las condiciones actuales de una organización. Formulando un diagnostico se identifican las causas que generan el hecho y sus efectos, partiendo del análisis, aclarar estrategias de intervención de acuerdo con las necesidades o potencialidades de cada empresa.
Un diagnostico tiene como objetivo dos propósitos principales:
DESCRIPCIÓN: Caracterización de la necesidad u oportunidad, su incidencia y afectación sobre la población objetivo.
EXPLICACIÓN: Estructuración causal de las variables o situaciones que determinan la necesidad o problema. Ésta permite establecer la magnitud y dimensión de la solución para alcanzar una situación deseable.
Sí un diagnostico arroja como resultado un problema o necesidad, se deberán describir las situaciones de deficiencia, escasez, suministro inadecuado o baja calidad del bien o servicio, que afecta a una población determinada, para qué después sean analizadas y se efectué una solución del problema.
Habitualmente los problemas se consideran negativos y las oportunidades factores positivos, que suelen estar impulsados por fuerzas externas. Uno de los ejemplos más sobresalientes de oportunidades se encuentran en las áreas de desarrollo o mejora de producto, porque constituyen la respuesta a una necesidad detectada en el mercado.

OBJETIVOS: Los objetivos son los fines o propósitos hacia los cuales se deben dirigir los esfuerzos de un grupo humano. Su principal finalidad es obtener rentabilidad. La importancia de un objetico radica en que éstos son tomados como guías en el desarrollo de las actividades que se van realizando durante la etapa de estudio, puesta en marcha y en operación de un proyecto.
Los objetivos se clasifican en:
Generales: Son aquellos que integran la totalidad de la idea y la realización de un proyecto.
Específicos: Estos se desprenden de los generales, lo cual debe existir uno por cada aspecto relevante para desarrollar el objetivo general.
Los objetivos deben ser claros, Flexibles, Medibles o Mesurables, deben ser Reales a las metas que quieren obtener, deben ser coherentes y por último deben ser Motivadores para la elaboración del Proyecto.
En la elaboración de los objetivos, en él va ligado la necesidad de Justificar la realización del Proyecto. Su definición se debe basar en el interrogante ¿Por qué se requiere su realización?, lo cual deben estar basados en argumentos claros, cuantitativos y cualitativos.
RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN: En un Proyecto recolectar información y analizarla, es importante para definir las soluciones a un problema o en la toma de decisiones. Las diferentes Técnicas para la recolección de la información encontramos las entrevistas, encuestas, observaciones de los registros y por último el experimento.
Dentro de la recolección de información encontramos Datos Primarios, estos son los que el investigador obtiene directamente de la realidad, recolectándolos con sus propios instrumentos; Los Datos Secundarios son los registros escritos que procedan también de un contacto con la práctica, pero que ya han sido elegidos y procesados por otros investigadores.
Es importante tener en claro, qué los datos primarios y secundarios no son dos clases diferentes de información, todo lo contario es una misma secuencia en el momento de la recolección de la información, además de debe tener en claro que datos se necesitan, cuáles serán las fuentes de información a utilizar, dependiendo de éstas se planean los instrumentos o acciones que deben implementarse para su obtención..