DOCUMENTOS LEGALES

Los certificados a que tiene derecho las empresas como afiliadas a la Cámara de Comercio son los de Matrícula Mercantil, Existencia y Representación Legal, y Libros de Comercio. Estos documentos son de suma importancia para la legalización de muchas empresas.

· Matricula Mercantil: La Matrícula Mercantil es un medio de identificación del comerciante y de su establecimiento de comercio, así como medio de prueba de existencia de uno y de otro. Por disposición legal, los comerciantes, sean personas naturales o jurídicas, están obligadas a matricularse en el Registro Mercantil que lleva la Cámara de Comercio y matricular allí mismo su empresa o negocio. La matrícula se debe renovar anualmente, dentro de los tres primeros meses del año. En caso de no ejercer actividad comercial alguna, debe cancelar su Matrícula Mercantil.
· Existencia y Representación Legal: Cuando los proponentes fueren personas jurídicas de derecho privado, deberán acreditar su existencia y representación legal, mediante certificación de la cámara de comercio de la localidad respectiva, este documento permite acreditar las inscripciones efectuadas en el registro mercantil respecto de una sociedad comercial.
· Libros de Comercio: Según el Artículo 49 del Código de Comercio, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos, algunos libros que se registran en la Cámara de Comercio son; Actas de Asamblea de accionistas, Junta de Socios y Juntas Directivas, De registro de acciones, además los libros de contabilidad como lo son; Libro diario, libro mayor y de balances

RUT: El Registro Único Tributario, Es la base de datos que de los contribuyentes lleva la Administración Tributaria a nivel nacional, la cual comprende la información básica de los mismos, con fines estadísticos y de control.

¿PARA QUÉ SIRVE EL RUT?
El RUT le permite a la DIAN contar con información veraz, actualizada, clasificada y confiable de todos los sujetos obligados a inscribirse en el mismo, para desarrollar una gestión efectiva en materia de recaudo, control y servicio que a su vez facilite el cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias así como la simplificación de trámites y reducción de costos.

¿QUIÉNES ESTÁN OBLIGADOS A INSCRIBIRSE EN EL RUT?
- Las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta,- Las personas y entidades no contribuyentes, declarantes de ingresos y patrimonio,-.Los responsables del impuesto sobre las ventas pertenecientes a los regímenes común o simplificado.- Los agentes retenedores,- Los importadores y exportadores,- Las demás personas naturales o jurídicas que participen en las operaciones de importación, exportación y tránsito aduanero,- Los profesionales en compra y venta de divisas, y-. Las personas o entidades no responsables del impuesto sobre las ventas, que requieran la expedición de NIT, cuando por disposiciones especiales estén obligadas a expedir factura.

¿QUÉ VIGENCIA TIENE LA INSCRIPCIÓN EN EL RUT?
La inscripción en el RUT tendrá vigencia indefinida y en consecuencia no se exigirá su renovación, salvo que se presenten situaciones que exijan su actualización.

NIT: (Número de Identificación Tributaria) Con el RUT a cada contribuyente se le asigna un NIT, es la expresión numérica eminentemente tributaria o fiscal que identifica ante impuestos nacionales, así como ante otras entidades públicas y privadas a los contribuyentes y declarantes.Una vez que la empresa (de persona natural o jurídica) consigue que la DIAN le asigne su Número de Identificación Tributaria (NIT), es muy común ver que el único uso que le dan es el de incluirlo en las facturas de venta. Por lo tanto en todo tipo de correspondencia (interna o externa) que emita la empresa debe darse publicidad al NIT. También en los contratos comerciales que suscriba; en sus comprobantes de egreso, remisiones, órdenes de compra, recibos de caja, notas de contabilidad, libros oficiales y cualquier otro documento expedido o elaborado por la empresa y que se relacione con las operaciones llevadas a cabo por la misma.

REGISTRO MERCANTIL: Es una instancia legal que deben efectuar todas las personas naturales, sociedades comerciales y civiles, empresas unipersonales, establecimientos de comercio, sucursales o agencias, sucursales de sociedades extranjeras y empresas asociativas de trabajo, que ejerzan actividades comerciales.

¿QUÉ COMPRENDE EL REGISTRO?
La matrícula de los comerciantes, sociedades civiles establecimientos de comercio.
La inscripción de los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley ha exigido esta formalidad.

¿QUÉ PERMITE?
Acredita públicamente la calidad del comerciante
Confiere identidad comercial y la protege
Otorga exclusividad de la razón social
Da publicidad a los actos inscritos para conocimiento de terceros
Permite el intercambio de información con potenciales clientes que realicen actividades comerciales y económicas similares

CERTIFICADO DE CALIDAD: La certificación es el resultado de un proceso por el que los evaluadores o auditores de la entidad de certificación, examinan la conformidad del producto o sistema de gestión de acuerdo a los requisitos de la norma. Si es conforme emitirán un documento público, el certificado, que da fé del resultado del examen.
Los certificados de calidad, siempre deben contener, además del período de validez, la siguiente información:

• El alcance del certificado: a qué tipo de productos o servicios se aplica.
• La norma de referencia que se ha utilizado como elemento de examen. En este punto aparecen definidas las características del producto o del servicio que ampara el certificado.
• La entidad u Organismo de certificación que ha emitido el certificado, después del examen de sus auditores y expertos.

CERTIFICADO DE CALIDAD COMO UN BENEFICIO: El certificado supone una información adicional sobre el producto o servicio que ayuda al consumidor a tomar la decisión de compra, es decir a realizar la elección entre los productos y servicios de características similares que le ofrece el mercado.
Adicionalmente le proporciona una confianza en el producto o servicio que no se la asegura el resto de los competidores sin certificar.
Finalmente le garantiza la existencia de unos canales de comunicación con el fabricante o proveedor, desde encuestas de satisfacción, servicios de atención al cliente, procedimientos de reclamación y de participación que probablemente no encuentren en el resto de los competidores.

CÓDIGO DE BARRAS: El código de barras es un código basado en la representación mediante un conjunto de líneas paralelas verticales de distinto grosor y espaciado que en su conjunto contienen una determinada información. De este modo, el código de barras permite reconocer rápidamente un artículo en un punto de la cadena logística y así poder realizar inventario o consultar sus características asociadas. Actualmente, el código de barras está implantado masivamente de forma global.

La correspondencia o mapeo entre la información y el código que la representa se denomina simbología. Estas simbologías pueden ser clasificadas en dos grupos atendiendo a dos criterios diferentes:

• Continua o discreta: los caracteres en las simbologías continuas comienzan con un espacio y en el siguiente comienzan con una barra (o viceversa). Sin embargo, en los caracteres en las simbologías discretas, éstos comienzan y terminan con barras y el espacio entre caracteres es ignorado, ya que no es lo suficientemente ancho.
• Bidimensional o multidimensional: Las barras en las simbologías bidimensionales pueden ser anchas o estrechas.

El aporte de la implementación de códigos de barras para todos los socios comerciales consiste en la reducción de costos, ahorrando tiempo e incrementando la exactitud y eficiencia de los procesos en cada momento del ciclo de productos y servicios.

Ventajas de los Códigos de Barras: El código de barras ha sido creado para identificar objetos y facilitar el ingreso de información, eliminando la posibilidad de error en la captura.
Algunas de sus ventajas de código de barras sobre otros procedimientos de coleccion de datos son:

• Se imprime a bajos costos.
• Permite porcentajes muy bajos de error .
• Rapidez en la captura de datos.
• Los equipos de lectura e impresión de código de barras son flexibles y fáciles de conectar e instalar.